D&I推進担当者が実践するインクルーシブな会議運営：多様な意見を引き出す具体策
D&I推進担当者が実践するインクルーシブな会議運営：多様な意見を引き出す具体策
D&I（ダイバーシティ＆インクルージョン）の推進は、組織の多様性を尊重し、すべての従業員が能力を最大限に発揮できる環境を整備することを目指しています。この目標達成において、日々の業務の中で行われる「会議」のあり方は非常に重要です。会議は、従業員の声が集まり、意思決定が行われる場であり、ここでのインクルーシブさが組織全体の文化に大きな影響を与えます。
しかしながら、「会議でいつも同じ人ばかりが話している」「発言しにくい雰囲気がある」「リモート参加者が置いてけぼりになっている」といった課題を感じているD&I推進担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。多様な意見が十分に引き出されない会議は、D&Iの理念に反するだけでなく、創造性や問題解決能力の低下にもつながりかねません。
この記事では、D&I推進担当者が自社の会議をよりインクルーシブにするために取り組める、具体的な方法や実践のポイントをご紹介します。
なぜインクルーシブな会議運営が重要なのか
インクルーシブな会議とは、役職、経験、属性、参加方法（対面・リモート）などに関わらず、すべての参加者が安心して意見を表明でき、その意見が尊重される会議です。このような会議運営は、D&I推進において以下のような重要な役割を果たします。
- 多様な視点の取り込み: 様々な背景を持つ人々の独自の視点や経験が議論に反映されやすくなり、より質の高い意思決定や創造的なアイデア創出につながります。
- 心理的安全性の向上: 自分の意見が否定されないという安心感が生まれ、従業員の心理的安全性が高まります。これは、エンゲージメントや生産性の向上にも寄与します。
- 公平性の確保: 一部の参加者だけが発言機会を持つ状態を是正し、すべての参加者に等しい貢献の機会を提供します。
- 従業員のエンゲージメント向上: 自分の声が組織に届くという実感は、従業員の組織への貢献意欲やエンゲージメントを高めます。
インクルーシブな会議運営は、D&Iを組織文化として根付かせるための、身近でありながら強力なツールと言えるでしょう。
インクルーシブな会議運営に向けた具体的なアプローチ
インクルーシブな会議を実現するためには、会議の「準備」「進行」「終了後」の各段階で意識的な取り組みが必要です。
1. 会議の「準備」段階でできること
会議が始まる前から、インクルーシブな場を作るための土台を築くことができます。
- 目的とアジェンダの明確化・事前共有:
- 会議の目的（例: 情報共有、意思決定、ブレインストーミングなど）を明確にし、参加者全員が理解できるようにします。
- 詳細なアジェンダと配布資料を事前に共有します。これにより、参加者は事前に内容を把握し、自分の意見を整理する時間を確保できます。特に、じっくり考えてから発言したいタイプの人にとっては重要な配慮です。
- 参加者の選定と役割:
- 会議の目的に照らし合わせ、多様な視点が必要な場合は、意図的に多様な部署や役職、経験年数のメンバーを選定します。
- 必要に応じて、参加者に会議での役割（例: ファシリテーター、タイムキーパー、書記など）を事前に依頼しておくことも有効です。
- 場所と形式の配慮:
- 会議室の設備（マイク、スピーカー、画面共有機能など）が、リモート参加者も含めた全員にとって使いやすいか確認します。
- ハイブリッド形式の場合は、対面とリモートの参加者に差が出ないような機材や進行方法を検討します。
2. 会議の「進行」段階でできること
会議中のファシリテーションやコミュニケーションの工夫が、多様な意見を引き出す鍵となります。
- 会議ルールの設定と共有:
- 会議冒頭で、心理的安全性を保つための基本的なルール（例: 他の人の発言を遮らない、批判ではなく建設的な意見交換を心がける、カメラオン/オフの自由など）を確認します。
- 「誰でも自由に発言できる」「分からないことは質問して良い」といった安心感を与えるメッセージを発信します。
- 積極的なファシリテーション:
- 特定の人が話しすぎないように、時間を管理します。
- 発言の少ない参加者に「〇〇さん、この点について何か意見はありますか？」など、名指しや全体への問いかけで発言を促します。ただし、強制にならないよう配慮が必要です。
- 異なる意見が出た場合、どちらかの意見を否定するのではなく、「〇〇という意見と、△△という意見が出ましたが、それぞれの意図するところは〜ですね」のように整理し、両方の意見を尊重する姿勢を示します。
- リモート参加者の発言タイミングやチャットでの意見を適切に拾い上げます。チャットでの質問や意見も重要な貢献であることを認識し、会議中に取り上げる時間を設けます。
- 多様なコミュニケーション手段の活用:
- 口頭での発言だけでなく、チャットツールでの意見表明、オンラインホワイトボードへの書き込み、事前に回答を募るアンケートなど、多様な方法で参加者が貢献できるようにします。
- ブレイクアウトルームを活用し、少人数での話し合いの機会を作ることも、大人数の場では発言しにくい人にとって有効です。
3. 会議の「終了後」にできること
会議が終わった後も、インクルーシブな文化を醸成するための取り組みは続きます。
- 議事録の迅速な共有:
- 会議で話し合われた内容、決定事項、アクションアイテムを明確にした議事録を迅速に共有します。これにより、会議で発言しなかった人も内容を正確に把握し、後から意見を伝える機会を持つことができます。
- フィードバックの収集:
- 会議の形式や進行方法について、参加者からフィードバックを収集します。「会議で意見を言いやすかったか」「もっとこうした方が良い点はあるか」などを聞くことで、次回の改善につなげます。
- アクションアイテムの確認と実行:
- 会議で決定したアクションアイテムについて、担当者と期限を明確にし、その後の進捗を確認します。意見を出すだけでなく、それが実際の行動につながるプロセスを示すことで、参加者の貢献意欲を高めます。
実践上のポイント
- 担当者自身の意識変革: まずはD&I推進担当者自身が、インクルーシブな会議の重要性を深く理解し、その価値を信じることが出発点です。
- 小さな改善から始める: 全ての会議を一度に変えるのは難しいかもしれません。まずは担当する会議から、あるいは特定のチームの会議から、一つずつ改善策を試していくと良いでしょう。
- 経営層やマネージャー層の巻き込み: 会議を主催・進行する機会の多い経営層やマネージャー層に、インクルーシブな会議運営の重要性とその具体的な方法について理解を深めてもらうことが不可欠です。研修や情報提供を通じて協力を仰ぎましょう。
- ツールやテクノロジーの活用: オンライン会議ツールには、チャット、挙手機能、投票機能、ブレイクアウトルームなど、インクルーシブな進行を助ける様々な機能があります。これらを効果的に活用しましょう。
- 継続的な改善: 一度実施して終わりではなく、参加者のフィードバックをもとに改善を続けるサイクルを作ることが重要です。
まとめ
インクルーシブな会議運営は、単なる会議の効率化ではなく、組織のD&Iを深く根付かせ、多様な従業員が活躍できる環境を作るための重要な実践です。全ての参加者が安心して声を発し、その声が尊重される場を日常的に作り出すことは、心理的安全性の向上、創造性の促進、そして最終的には組織全体のパフォーマンス向上につながります。
D&I推進担当者として、まずはご自身が関わる会議から、この記事でご紹介した具体的なアプローチを試してみてはいかがでしょうか。小さな一歩が、組織の会議文化、ひいては組織文化全体の変革につながるはずです。